制冷空調(diào)設(shè)備成套文件是在購置或制造設(shè)備這一環(huán)節(jié)中形成的，反映設(shè)備結(jié)構(gòu)、外貌及使用的全部文件。購置制冷空調(diào)設(shè)備，必然同時購進(jìn)一套隨設(shè)備裝箱的文件。這套文件是設(shè)備制造廠為方便用戶對設(shè)備的安裝、使用和維修而編制的。由于這套文件只供安裝、使用、維修，不供制造使用，所以不會有全套制造圖。一般有使用說明書和維護(hù)保養(yǎng)說明書，有關(guān)系統(tǒng)圖，如電氣、液壓、傳動等系統(tǒng)圖.易損零件加工圖等。

如果需要安裝后才能使用，還要有安裝圖或說明書，由于設(shè)備的繁簡程度不一，設(shè)備制造廠的經(jīng)營方針不同，設(shè)備文件沒有千篇一律的成套范圍，檢查這類設(shè)備成套完整與否，主要以設(shè)備裝箱單中所附的裝箱文件目錄為依據(jù)，同時還要注意國家有關(guān)特殊要求，如壓力容器的出廠文件應(yīng)符合國家有關(guān)安全監(jiān)察的規(guī)定。

設(shè)備檔案以正式使用時間為界限，可分前期檔案與后期檔案。前期檔案是指制冷設(shè)備的設(shè)計資料，產(chǎn)品合格證，安裝、調(diào)試中的各種數(shù)據(jù)、報告，是設(shè)備正式使用前形成的檔案。后期檔案是指使用、維修過程中產(chǎn)生的新的文件，如設(shè)備使用維護(hù)記錄。設(shè)備及安全裝置、儀表等的檢驗記錄等。應(yīng)補充到相關(guān)的設(shè)備檔案中去，設(shè)備更新以及各種設(shè)備事故可與其并列人設(shè)備檔案之中，作為永久保存。